Olifant gaat digitaal

Olifant gaat digitaal

In de loop van het jaar 2013 begon bij opdrachtgever Jumbo Supermarkten de implementatie van het idee om digitaal te gaan en de klanten van het bedrijf daarmee de mogelijkheid te bieden om online boodschappen te doen middels website of app. Al gauw werd dit idee omgezet in een project – Elephant, Jumbo met de E van E-commerce – en werden verschillende interne en externe teams aan het werk gezet om de digitalisering te verwerkelijken. Al gauw werd duidelijk hoe complex zo’n project is en welke invloed het op de gehele organisatie heeft. De opdracht van Condigne was simpel te verwoorden, namelijk Zorg dat de hele keten werkt! Maar de uitvoering was vele malen complexer…

Om een wat duidelijker beeld te schetsen van het gehele project laten we Ralf Peters van Condigne aan het woord. Hij legt uit: ‘Je moet je voorstellen dat heel veel verschillende partijen aan het werk gaan met specifieke deeloplossingen, die op een bepaald moment allemaal aan elkaar geknoopt moeten worden. We hebben het dan over soft- en hardware-ontwikkeling, infrastructuur, logistieke systemen, financiële systemen, marketing, bouwen van websites en apps en nog veel meer. Onze rol werd in de loop van het project steeds meer die van spin midden in het web, waar al die lijntjes samen komen. Eigenlijk waren wij met de opdrachtgever samen wel de bindende factor, die continu het grote einddoel in het oog hielden en langzamerhand alle beren op de weg opruimden’.

Dat laatste geeft natuurlijk wel een mooi beeld van de dagelijkse gang van zaken in het project. Continu zijn er grote en kleine probleempjes die opgelost moeten worden, of het nu gaat om koppelingen van verschillende onderdelen, keuzemomenten die het verdere verloop van het project sterk bepalen of het verkrijgen van commitment van de mensen die er ook mee moeten gaan werken. Een mooi voorbeeld daarvan is de keuze die ergens in het project gemaakt is om marketing-activiteiten te mengen in de nieuwe webshop. Hierdoor moest de bestaande werkwijze op de kop, zowel in de systemen als de processen, de bijbehorende automatisering en de manier van werken van de betrokken medewerkers. De mensen van Condigne hielden dan het overzicht, boden verschillende alternatieven, waren actief in het betrekken van de aanleverende partijen en zorgden voor progressie als zaken leken te vertragen.

In de eerder geschetste simpele opdracht van Condigne wordt zo langzamerhand de complexiteit wel duidelijk. Zorgen dat het werkt betekent werken aan de deelsystemen op zich, doen ze wat ze moeten doen. Testen en uitproberen vanuit allerlei verschillende scenario’s, net zo lang tot alle mogelijke bugs er uit zijn. Vervolgens hetzelfde met alle deelsystemen en interfaces samen. Werkt het gehele systeem ook? En tot slot misschien wel het lastigste deel, namelijk werken systemen en betrokken mensen ook goed samen, oftewel zijn de processen ook functioneel en gaat er niets meer mis. En dat allemaal onder de druk van de opdrachtgever met deadlines, externe partijen met hun eigen agenda’s, beperkte budgetten die soms tot lastige keuzes leiden en een hele reeks aan betrokken ‘omstanders’, die allemaal hun eigen mening en ideeën hebben.

‘Grote doelen bereik je samen’ is de lijfspreuk van Condigne en dat is in dit project absoluut waar gemaakt. Bij het live gaan voor de consument zat het gehele team klaar om in te grijpen als dat noodzakelijk was. Maar op enkele details na was dat niet nodig. In de basis was het systeem goed en voor de kerst in 2015 konden de klanten van Jumbo hun boodschappen doen met telefoon, tablet en laptop. Een geslaagd project, waarin de mensen van Condigne precies die rol konden spelen die hen op het lijf geschreven is. Met veel snelheid van verandering, flinke druk en harde deadlines maar vooral met rust en overzicht en het vertrouwen dat het gaat lukken. Volgens Ralf Peters: ‘Het team is de sleutel tot het succes’. En hij is daarbij ook zichtbaar trots op het resultaat en de manier waarop dat bereikt is, binnen budget en met het behalen van de deadlines. Jumbo heeft een belangrijke mijlpaal behaald en dat geldt zeker ook voor Condigne als spin in het web in dit succesvol afgeronde project.